Какие документы можно уничтожить после истечения срока хранения?

Comments

• Добрый день!
  Вот кусочек из статьи К+
  
  "Новая бухгалтерия", 2014, N 4
  
  ПЕРВИЧНЫЕ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ: ХРАНИМ И УНИЧТОЖАЕМ
  
  Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Как долго хранить те или иные документы и в каком порядке их ликвидировать, читайте в статье.
  
  Общие сроки хранения
  
  В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень).
  В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Отсчет данного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
  В Законе N 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
  Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
  В Перечне, на который ссылается Закон N 402-ФЗ, установлены, в частности, следующие сроки хранения:
  - документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) должны храниться не менее пяти лет;
  - квартальная бухгалтерская отчетность - пять лет;
  - месячная - один год;
  - аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности - пять лет;
  - первичные учетные документы и приложения к ним - пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));
  - лицевые карточки, счета работников - 75 лет;
  - исполнительные листы работников - до минования надобности (но не менее года);
  - бланки форм статистической отчетности в организациях (систематизированный комплект), не являющихся их разработчиками, - до замены новыми;
  - документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, - шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования");
  - трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, - 75 лет;
  - личные карточки работников, в том числе временных работников, - 75 лет;
  - подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - до востребования (невостребованные - 75 лет);
  - счета-фактуры - четыре года;
  - свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - постоянно;
  - реестры сведений о доходах физических лиц - 75 лет.
  
  Важно. Должны храниться постоянно: годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) отчетность, бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам, книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (разд. II Перечня), документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации.
  
  Итак, у нас есть общие сроки - четыре года для налогового учета и пять лет для бухгалтерского и сроки, обозначенные в Перечне. При этом в ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ сказано, что документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее пяти лет. Возникает вопрос, как долго хранить, к примеру, первичные документы - четыре года, пять лет или дольше. Ведь они используются и для налогового, и для бухгалтерского учета.
  Чтобы не ошибиться, ориентироваться надо на максимальный срок хранения. Другими словами, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее пяти лет.
  Если перечисленные документы упоминаются в Перечне и срок хранения для них определен Перечнем менее пяти лет, то хранить их надо все равно не меньше пяти лет.
  Документы, для которых Перечнем установлен срок более пяти лет, хранить надо в течение времени, указанного в Перечне.
  
  Особенности отсчета сроков хранения
  
  Срок хранения документов исчисляется с момента, когда документ перестает использоваться для целей учета, причем как бухгалтерского, так и налогового (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104, ч. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
  Некоторые виды затрат признаются в расходах в течение длительного времени. Документы, подтверждающие такие расходы, надо хранить все время, пока происходит списание расходов, плюс срок, предусмотренный Законом N 402-ФЗ, НК РФ или Перечнем.
  Так, при переносе убытков на будущее компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ). Это касается и убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний (Постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12). А для целей бухгалтерского учета первичка, подтверждающая убытки, хранится пять лет после отчетного года. Как видим, наибольший срок в данном случае - для целей налогового учета. Им и нужно руководствоваться.
  Первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому для налогового учета четырехлетний срок их хранения исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). При этом в бухгалтерском учете первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости, должны храниться не менее пяти лет. В данном случае максимальный срок - бухгалтерский.
  Напомним, что документы об определении амортизации (протоколы, расчеты, ведомости, заключения) согласно Перечню нужно хранить постоянно.
  Документы, подтверждающие формирование безнадежной задолженности, для целей налогового учета придется хранить не меньше семи лет: три года - срок исковой давности плюс четыре года - срок, предусмотренный НК РФ (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 N А11-6321/2011). В бухгалтерском учете безнадежную задолженность надо еще пять лет отражать на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Поэтому при определении времени, в течение которого нельзя уничтожать такие документы, нужно ориентироваться на нужды бухгалтерского учета: пять лет, установленные для хранения первички Законом N 402-ФЗ, придется отсчитывать с момента аннулирования задолженности (пять лет на счете 007 плюс пять лет, предусмотренные для хранения).
  Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ). Объясняется это требование тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения начиная с года вступления соглашения в силу п. 1 ст. 346.42 НК РФ. Значит, законодательно установленный срок хранения отсчитывается от момента, когда закончилось действие соглашения.
  Документы, подтверждающие расходы на обучение, для налогового учета нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Связано это с особенностями признания расходов на обучение. Такие затраты списываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но если трудовой договор с физическим лицом был прекращен до истечения одного года с начала обучения, названные затраты придется включить во внереализационные доходы (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Получается, что документы, подтверждающие обучение, нужно хранить весь срок обучения плюс один год плюс четыре года.
  
  Я.Русских
  Эксперт
  по бухгалтерскому учету
  и налогообложению
  Подписано в печать
  02.04.2014
  
  В общем основной срок хранения так и остается 5 лет. Есть специальные сроки , например для кадровых и зарплатных документов -75 лет, для документов, которые были получены  ранее пяти лет но до сих пор используются в работе - например  документы по учету ОС. 
  Так что в вашем случае надо рассматривать каждый документ отдельно.  Просто руководствуйтесь принципом : если истек срок хранения но документ используем то оставляем , если нет то уничтожаем.
• Добрый день,  Energizer!
  
  Спасибо за помощь!